Los 3 consejos más importantes para gestionar equipos remotos con Anydesk

La crisis de la corona nos planteó nuevos retos. Nos obligó a replantear viejas estrategias y a abrir nuevos caminos en muchos ámbitos diferentes. El mundo del trabajo se vio especialmente afectado, y la digitalización avanza a un ritmo antes impensable. Conceptos como el de «nuevo trabajo» son cada vez más importantes. Los empleados trabajan desde sus casas, donde pueden organizar ellos mismos su jornada laboral, pero ya no están físicamente en la misma oficina. Hablamos con Silke Hörsch, Directora Global de Marketing y Desarrollo de Negocio de AnyDesk, sobre cómo es dirigir un equipo remoto y por qué es importante adaptar las estrategias de gestión.

Desde hace 14 años, Silke trabaja en parte en la oficina y en parte desde casa, y lleva casi el mismo tiempo dirigiendo equipos a distancia. Antes de la pandemia, utilizaba su tiempo en casa para tareas tranquilas, mientras que las reuniones y sesiones de brainstorming se celebraban en la oficina. Para ella, una mezcla de ambas cosas es lo mejor.

De repente, con el inicio de la crisis de la corona, todo tuvo que hacerse desde casa. Con estos 3 consejos, Silke sigue consiguiendo mantener a su equipo unido y a sus empleados motivados.

1. Uso de la tecnología

Hay una gran diferencia entre reunirse en la oficina todos los días y conectarse al ordenador desde casa por la mañana. Silke intenta que esta diferencia sea lo más pequeña posible. La base son las videoconferencias y las herramientas para compartir la pantalla. «Siempre muestro mi webcam en las reuniones e intento que la gente muestre la suya». Pero las videollamadas no son lo mismo que una reunión cara a cara: siempre hay un ligero retraso. Las breves pausas pueden hacer que algunos empleados se sientan incómodos. Como jefe de equipo, es importante tener un ojo entrenado. «El lenguaje corporal y las caras son muy importantes».

Menos es más cuando se trata de herramientas. Es mejor utilizar una herramienta que combine varias funciones en lugar de muchos programas diferentes que los empleados tengan que aprender a utilizar individualmente. Hay una cosa que Silke espera de sus colaboradores: «Las herramientas tienen que funcionar sin problemas y el equipo tiene que ser capaz de utilizarlas correctamente. Los empleados tienen que estar formados. Pero para que todo funcione bien, cada persona también tiene que probar su equipo por sí misma».

Lo que Silke echa de menos de la oficina física es la creatividad que cultiva. Es difícil captarla fuera de la oficina. «Para mí, nada es mejor que las reuniones y encuentros personales. Tanto si se trata de pequeñas coincidencias como de grandes ideas, casi sólo tienes esos momentos creativos cuando te ves en persona.» Las herramientas también pueden ayudar con este problema, como las pizarras blancas que pueden ser editadas por varios compañeros.

2. Crear una estructura

Si la oficina está repartida por todo el mundo, la estructura puede perderse. Silke sabe cómo evitarlo. «Defino claramente las responsabilidades de cada uno y los objetivos trimestrales o anuales. Para mí es importante que cada empleado pueda ver claramente el valor que genera para la empresa.» Esto incluye reuniones de equipo, así como reuniones semanales 1 a 1. Estas reuniones individuales tienen como objetivo definir en qué punto se encuentra uno, hacia dónde conduce su trabajo y cómo se pueden resolver los posibles problemas. «Los KPI y los cuadros de mando también son muy importantes para mí para ver los éxitos o los fracasos y poder trabajar para mejorar las cosas». Silke subraya que la planificación previa es importante. Al mismo tiempo, se necesita agilidad y flexibilidad y la mentalidad para adaptarse rápidamente a un entorno cambiante.

Las reuniones son imprescindibles para Silke, pero también quiere ser flexible. Deja deliberadamente huecos en su agenda diaria para celebrar reuniones espontáneas, en las que también se pueden intercambiar palabras más personales. Así recupera parte de la creatividad espontánea de una oficina. «Estas reuniones suelen generar las mejores ideas».

Sin embargo, también existe el peligro de que los empleados menos comunicativos se aíslen al margen de las reuniones semanales. Silke quiere evitarlo. «Si no tengo noticias de un empleado durante unos días, simplemente me pongo en contacto con él. Me tomo un café, les llamo y les pregunto cómo les va. Todos somos seres humanos y de vez en cuando una pregunta sobre la familia u otros asuntos privados es importante.»

3. Tenga confianza en su equipo

Una de las preocupaciones de un directivo puede ser perder el control sobre las tareas diarias de un empleado. Silke Hörsch nunca ha sido fan de la microgestión. «No puedo ni quiero controlar y aprobar todo». Los empleados no deben sentirse obligados a ceder todas las decisiones a su jefe. «Para mí, el elemento más importante del éxito de la colaboración es dar a mi equipo autonomía y autoridad para tomar decisiones. A menudo me piden que tome una decisión, pero suelo devolver la pelota y preguntar: si tú fueras el dueño, ¿cómo decidirías?». Para Silke, todos los empleados deben tener esta visión empresarial y tomar decisiones en función de ella. «Si hay problemas, siempre puedo intervenir».

Aunque el intercambio personal en la oficina sigue siendo lo más importante para ella, Silke no sólo ve los momentos de crisis como algo negativo. «Es una buena oportunidad para considerar cómo adaptar mejor tu estilo de liderazgo personal para una cooperación exitosa, incluso más allá de la pandemia».

No sólo la pandemia, sino también las tendencias a largo plazo hacia la globalización y la digitalización indican que debemos cambiar la forma de gestionar los equipos. Silke ve el futuro en el liderazgo ágil. «Es importante encontrarse con los empleados a la altura de los ojos y dejar que tomen decisiones por sí mismos. Eso permitirá a la empresa responder rápidamente a los cambios y mantenerse innovadora». Con un líder ágil, un equipo puede gestionar con confianza imprevistos como una pandemia mundial, tanto si están juntos en la oficina como si están repartidos por todo el mundo.